お客さまとの接点づくりに。「挨拶状」送付のススメ

「挨拶状」で、お客さまとの接点をつくり出そう

時節のごあいさつをはじめ、開店や閉店、営業所の引っ越しや、
お世話になっていた従業員の異動などをお知らせする「挨拶状」。

挨拶状の送付は、基本的な礼儀であるとともに、お客さまとの接点づくりに欠かせない取り組みです。

挨拶状は、原則として封書でお客さまにお送りします。

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挨拶状は「送るタイミング」を逃さずに!

挨拶状の送付で注意したいのが、お送りする「タイミング」。
時機を逸した遅すぎる挨拶状は、逆に失礼なものとなってしまいます

たとえば、開店のお知らせなどの内容なら、開店日から2~3日以内に到着するようお送りするのがベスト。

暑中見舞いならば、お送りするのは立秋(例年8月7日前後)まで、
立秋を過ぎたら「残暑見舞い」をお送りします。

もちろん、郵送にかかる日数なども忘れずに考慮しましょう!

挨拶状の本文は、丁寧かつ簡潔に。

挨拶状では、時候のご挨拶からはじめ、
お知らせの主旨のほか、日頃お世話になっていることへの感謝を忘れずに述べます。

お礼を述べる部分は、自分の気持ちが伝わるよう丁寧に述べますが、冗長にならないよう気をつけましょう。

ご挨拶の主旨で「日時」や「場所」などをお伝えする場合は、
要点を「記書き」(※)で箇条書きにまとめると、すっきりと読みやすくなります!

「記書き」を使った文書の例を、こちらで紹介しています。

また、たとえば社員・スタッフの異動などについてお知らせするときは、
今後の末永いお付き合いをお願いするためにも、「新たな抱負」の言葉を併せて述べるのがよいでしょう。

送り主の心を伝える「手書きの文字」

もちろん、挨拶状の本文は印刷のものでかまいませんが、
「手書きのコメント」があると、送り主の思いやる心をさらに強く伝えることができます。

▼たとえば、こんな「手書きの一筆」がおすすめ! 文章例を紹介しています。
社外文書 挨拶状(暑中見舞い)の書き方|上司が“唸る”書き方シリーズ|株式会社インソース

お客さまの「興味」をそそる内容にする!

挨拶状の送付は、「ご挨拶を兼ねた『情報提供』」の貴重な機会でもあります。

BtoCの店舗などの場合は、たとえばセールを企画してチラシや割引券を同封したり、
粗品のプレゼントをご用意したりするなど、
ご挨拶の内容に応じて「お客さまからアプローチしたくなる気持ち」を引き出す内容にするのが、ポイントです!

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